Avrai spesso sentito parlare del time management, sia a lavoro che in altri ambiti della vita. Oggi si dice appunto che il tempo non basta mai, che vorremmo riuscire a stare dietro a tante cose, agli impegni, alle scadenze, e allo stesso tempo che ci piacerebbe trovare del tempo per noi stessi, per coltivare una passione o un hobby. Gestire il tempo che si ha a disposizione diventa quindi la chiave di volta per essere una persona più efficiente. Dopotutto, abbiamo tutti a disposizione lo stesso quantitativo di ore al giorno e allora perché alcune persone sembrano riuscire in tutto?

La risposta si trova appunto nel Time Management: la gestione del tempo è il modo in cui organizziamo e distribuiamo il nostro tempo tra le attività che abbiamo da svolgere con il risultato di massimizzare la produttività e raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati. Una buona gestione del tempo porta a livelli più bassi di stress e innalza le prestazioni lavorative e la soddisfazione della vita in generale.

I grandi risultati non nascono dal nulla. Si basano piuttosto su un’attenta valutazione del tempo a disposizione e sulla capacità di fare di più con quello che si ha. La produttività non è un talento. È un’abilità appresa che ogni individuo può sviluppare. Per questo motivo abbiamo raccolto 10 consigli per una migliore gestione del tempo, in questo modo non potrai più farti trovare impreparato.

Consigli pratici per una migliore gestione del tempo

1) Capisci come stai spendendo il tuo tempo

Per prima cosa: inizia scoprendo dove stai effettivamente trascorrendo il tuo tempo. Spesso c’è una discrepanza tra ciò che pensi stia prendendo il tuo tempo e ciò che in realtà lo è. Questo perché gli esseri umani non sanno quanto tempo impiegano i compiti che svolgono in quanto molti di questi danno una percezione più lunga del tempo, soprattutto quelli più pesanti. Altri invece vengono percepiti come brevi ma in realtà rubano più tempo di quello che pensiamo. Saper gestire il proprio tempo significa anche uscire da questa distorsione. Un modo pratico per capire come stai effettivamente impiegando il tuo tempo è utilizzare un’app in cui suddividere le attività. A fine settimana potrai fare un’analisi dei rapporti e avrai un quadro più accurato che ti permetterà di pianificare di conseguenza.

2) Pianifica, pianifica, pianifica!

Troppe cose da fare e nessuna gestione del tempo non ti permettono di raggiungere i tuoi obiettivi. Dopo aver analizzato il modo in cui spendi il tuo tempo è il momento di iniziare a pianificare le attività all’interno del tempo secondo questa lista:

• Cose da fare, in cui racchiudere tutti i compiti importanti e urgenti;
  
  
  
• Cose che possono essere rinviate, magari proprio per dare spazio a compiti urgenti;
  
  
  
• Cose che si possono delegare, perché sono urgenti ma non importanti;
  
  
  
• Cose da eliminare, ossia tutte quelle attività che non sono né importanti né urgenti.

I tuoi obiettivi della giornata devono sempre essere SMART: cioè specifici, misurabili, accettabili, raggiungibili e tempisticamente performanti. In questo modo potrai stabilire le priorità anche in base alle scadenze con più precisione. L’ideale sarebbe creare un elenco di cose da fare ogni giorno, una lista di cose da fare che sia semplice e incoraggiante. Quando a metà giornata vedrai alcune delle attività già concluse potrai ritenerti fiero e andare avanti così.

3) Dare priorità alle cose importanti

Esistono centinaia di approcci diversi alla produttività personale. Sappiamo che ognuno lavora in modo diverso, motivo per cui un approccio per tentativi ed errori a queste strategie di gestione del tempo può aiutarti a trovare il metodo migliore per te. Una delle cose che consigliamo sempre di fare è di completare i tuoi compiti più importanti e impegnativi per prima cosa al mattino. Per la maggior parte delle persone, le prime ore di lavoro sono le più produttive.

Stranamente, puoi concentrarti più facilmente quando il tuo cervello non è completamente sveglio. I cervelli in fase di avvio hanno meno energia in eccesso per sognare ad occhi aperti e preoccuparsi di altri compiti. Potrai utilizzare questa caratteristica a tuo vantaggio e sbrigare quei task che sono più importanti ancora prima di iniziare del tutto la giornata.

4) Usa la regola 80-20

Si tratta della famosa legge di Pareto o conosciuta anche come la regola 80-20: è stata concepita dall’economista italiano Vilfredo Pareto che ha osservato che l’80% di un risultato generalmente proveniva solo dal 20% dei suoi input. In pratica, ci sono delle attività quotidiane che portano a un maggior successo rispetto alle altre, ed è a quelle che dovremmo dare maggiore importanza.

Secondo la legge di Pareto nella gestione del tempo la distribuzione delle attività più importanti garantisce una produttività maggiore. A volte si perde molto tempo in piccoli task che sembrano facili da realizzare ma che non portano lo stesso risultato, tutto per non mettersi a fare quella cosa più faticosa e che invece porta risultati dimostrabili. Quest’ultima andrebbe naturalmente messa in cima alla lista di cose da fare.

5) Suddividi il carico

A volte è normale che le cose da fare siano così tante da sentirsi sopraffatti e da non sapere da dove cominciare. Se hai delle attività che richiedono più di un giorno per essere portate a termine dovresti pensare di suddividere il carico nei giorni a disposizione. In pratica dovrai dividere i carichi grandi in compiti più piccoli fino a che non resterà da fare solo poco di quel task che sembrava impossibile da finire. Un altro consiglio pratico è quello di individuare le tue ore d’oro, ossia quelle fasce orarie che ti permettono di lavorare in maniera concentrata ed efficiente e inserire le cose importanti da fare proprio durante quei momenti.

6) Stabilisci un limite

Nella vita lavorativa o in tutti gli altri ambiti è importante anche sapere quando smettere di fare una cosa. I compiti si espandono per riempire il tempo che gli viene concesso, o almeno così sostiene la legge di Parkinson. Se assegni a un’attività due ore anziché una, quell’attività si espanderà per tutte e due le ore per riempirle. Per questo motivo dovresti stabilire un limite di tempo per le tue attività. In questo modo sarai più concentrato. All’inizio ti capiterà spesso di sforare con il tempo a disposizione, per questo motivo dovrai imparare a esaminare il flusso di lavoro e poi decidere di conseguenza il tempo da concedergli.

7) Fai un respiro profondo

Gestire il tempo non significa riempire la giornata di impegni ed essere sempre sul pezzo. Significa anche prendersi il tempo che serve per rispondere alle mail, ai messaggi di lavoro. Se non sei a lavoro o sei completamente immerso in un’attività meglio spegnere le app di messaggistica o di posta elettronica per evitare distrazioni. Inoltre, pianifica sempre delle pause tra le attività, una sorta di ricompensa in cui il cervello riposa senza andare in riserva o utilizzare l’energia di emergenza.

Programmare anche le pause? Sì, almeno ogni 90 minuti se non ogni 60 minuti concediti del tempo per un caffè o qualcosa di rilassante, in questo modo potrai tornare a concentrarti in seguito anche meglio. Al contrario, se hai da fare una fila, se sei in stazione e aspetti il treno, prova a non perdere quel tempo ma a dedicarti a qualcosa come leggere i messaggi persi, le mail lunghe o porta con te un e-reader per recuperare degli articoli interessanti. Insomma, i tempi morti puoi occuparli con attività che distolgono la tua attenzione nei momenti di lavoro intenso perché non si tratta di pause volute o desiderate, ma in un certo senso del tempo in cui sei costretto a non lavorare.

8) Usa strumenti utili

Esistono app dedicate alla gestione del tempo come le app per scrivere le tue to do list e quelle per bloccare le distrazioni provocate da social, mail o chiamate. Una di queste è forest che ti aiuta a restare più concentrato. L’avvio di un timer può aiutarti ad aumentare la concentrazione e funziona come un segnale per il tuo cervello per passare alla modalità di lavoro. Quando lavori, per esempio, riduci al minimo le finestre aperte e incanala il tuo lavoro. Trova le strategie e gli strumenti che sono adatti a te, per alcuni freelance è lavorare in un bar o in biblioteca, per altri è avere le cuffie e ascoltare i suoni della natura. Ognuno ha il suo modo per dire al cervello di concentrarsi, quello che ti serve è trovare il tuo.

9) Riscrivi le tue abitudini

È necessario trasformare le idee di cui abbiamo parlato finora in abitudini sostenibili. Continuare a praticare questi suggerimenti per la gestione del tempo aiuterà a promuovere una mentalità di produttività. Quando pianifichi le tue attività stai in qualche modo riscrivendo il tuo stile di vita e questo deve essere sostenibile a lungo tempo. Pian piano i comportamenti diventeranno abitudini, in almeno 2 mesi tutte le azioni ripetute abitualmente diventeranno automatiche e non avrai più bisogno di impegnarti a non distrarti o a fare una lista ragionata delle cose da fare perché saprai già come muoverti. Lascia andare le cattive abitudini nel frattempo: il modo migliore per lasciar andare le cattive abitudini è iniziare dal piccolo. Dividi le cattive abitudini più grandi in blocchi più piccoli o concentrati sulle tue cattive abitudini più piccole all’inizio. È meno probabile che piccoli cambiamenti inneschino risposte fisiologiche allo stress, rendendole più facili da accettare e ripetere per il corpo e la mente.